1. Introduction
Electronic communication technologies are arguably the strongest driver of change in the last decade of the millennium. [Giarini, 1998]
Giarini [1998] also state that there are seven new different information and communication technology that has the potential to play a significant role in changing and shaping the international system. Those are fibre optics, computers, improved human-computer interaction, digital transmission and digital compression, communications satellites, cellular technologies, and networking. In application, these technologies are well-known in different forms. For instance, the largest application of networking is the Internet.
Marakas [2003] states that we face decisions every day. As managers, we establish our worth with our organizations by being able to cope with decisions such as whether to invest in an emerging technology that could create significant competitive advantage for the firm, or how we can best deploy the limited human resources available for a given project, or what mix of products is best for the current and future market conditions. In other words, the really important decisions are often difficult to make and require both a great deal of information and an increased level of decision support, which brings us to what this paper is all about: making and supporting managerial decisions with decision support system.
2. Decision Support Systems Definition
Decision is a choice made between alternative courses of action in a situation of uncertainty. Although too much uncertainty is undesirable, manageable uncertainty provides the freedom to make creative decisions. [Business Dictionary, 2009]
Decision making can be regarded as an outcome of mental processes (cognitive process) leading to the selection of a course of action among several alternatives. Every decision making process produces a final choice. The output can be an action or an opinion of choice. [Wikipedia, 2009]
A decision support system is a way to model data and make quality decisions based upon it. Making the right decision in business is usually based on the quality of your data and your ability to sift through and analyse the data to find trends in which you can create solutions and strategies for. DSS or decision support systems are usually computer applications along with a human component that can sift through large amounts of data and pick between the many choices. [Tech FAQ, 2009]
Decision Support Systems (DSS) are a specific class of computerized information systems that supports business and organizational decision-making activities. A properly-designed DSS is an interactive software-based system intended to help decision makers compile useful information from raw data, documents, personal knowledge, and/or business models to identify and solve problems and make decisions.[Wikipwdia, 2009]
Decision support systems are interactive, computer-based systems that aid users in judgment and choice activities. [Druzdzel and Flynn, 2002] They provide data storage and retrieval but enhance the traditional information access and retrieval functions with support for model building and model-based reasoning. They support framing, modeling, and problem solving. Typical application areas of DSSs are management and planning in business, health care, the military, and any area in which management will encounter complex decision situations. Decision support systems are typically used for strategic and tactical decisions faced by upper-level management decisions with a reasonably low frequency and high potential consequences in which the time taken for thinking through and modeling the problem pays generously in the long run.
A decision support system is a sys¬tem under the control of one or more decision makers that assists in the activity of deci¬sion making by providing an organized set of tools intended to impose structure on portions of the decision-making situation and to improve the ultimate effectiveness of the decision outcome. [Marakas2003]
3. Characterizations and Goals
Talking about Decision Support System, we must first discuss about 3 major themes. Those are:
1. Problem structure.
This dimension focuses on the degree to which a decision or decision-making situation displays certain structural characteristics. The role of the DSS is to provide support to the decision maker on the "structure-able" portions of the decision. With this support, the decision maker is free to focus his or her cognitive resources on the truly unstructured portions of the problem. The decision processes employed in addressing the unstructured portions of a decision situation can be thought of as the human processes we do not yet understand well enough to effectively simulate via automation.
2. Decision outcome
A key element of a tech¬nology that is intended to support the process associated with making a decision is the decision itself.. The effectiveness of a given decision, or the degree to which the decision succeeds in reaching its objectives, is an essential element in the decision-making process.
3. Managerial control
The ultimate responsibility for the outcomes associated with decisions lies with the man¬ager. The decision acts as the primary mechanism to reach the organization's strategic objectives and to fuel its successes. The control of this final selection lies with the decision maker(s). To that end, the DSS must provide support to the selection process but, ultimately, must be positioned to allow the final selection to be made by those managers directly responsible and accountable for the outcomes.
Based on these three major themes, we can conclude common DSS characterization. Those are:
• Employed in semi structured or unstructured decision contexts
• Intended to support decision makers rather than replace them
• Supports all phases of the decision-making process
• Focuses on the effectiveness of the decision-making process rather than its efficiency
• Is under control of the DSS user
• Uses underlying data and models
• Facilitates learning on the part of the decision maker
• Is interactive and user-friendly
• Is generally developed using an evolutionary, iterative process
• Provides support for all levels of management from top executives to line managers
• Can provide support for multiple independent or interdependent decisions
• Provides support for individual, group, and team-based decision-making contexts
According to Ari [2005] the goals of DSS have a strong related with those DSS’s characterization. Those are:
• To help manager or decision maker in making a decision with semi-structural problem
• To support manager’s decision instead to change or replace that decision
• To help manager or decision maker to make the decision process more effec¬tive
Table 1 Management Activity [Marakas, 2003]
4. Benefits and Limitations
The DSS clearly offers management a powerful tool and is rapidly becoming an inte¬gral component of managerial work.
To meet the demands of managerial work, a DSS must be able to provide the decision maker with certain key elements vital to his or her success. A DSS cannot offer benefits in all decision situations or by all decision makers, however. Its effectiveness depends on the degree of fit between the decision maker, the context of the decision, and the DSS itself.
DSS is expected to extend the decision maker's capacity in pro¬cessing the mountain of information involved in making a decision. Further, many components of a decision situation although structured, are nonetheless highly complex and time-consuming. The DSS can solve those portions of the problem, and save on cognitive resources and, more importantly, large blocks of precious time for the decision maker. As a result, using a DSS can be expected to decrease the overall time involved in reaching a complex, unstructured decision.
Additional benefits can be found in the areas of innovation and creativity. Simply using the DSS can provide the decision maker with potential alternatives that might otherwise go unnoticed or appear too complex and difficult to pursue. Finally, given the shrinking window of opportunity associated with the pace of business, the DSS may provide competitive advantage to organizations. To achieve some or all of these potential benefits, however, the manager must understand not only the appropriate application of a particular decision support tool but also its limits.
No matter how well a DSS is designed, its value is constrained by certain limita-tions.
Other drawbacks of the DSS include limits on its ability to perform reasoning processes that require distinctly human characteristics such as creativity, intuition, or imagination. Such cognitive activities still belong to human experience and do not lend themselves well to automation or machine simulation.
Further, the DSS must be designed to communicate its information to its user in an understandable manner that is useful within the context of the decision situation. Although humans can adapt their methods of communication readily to a given situation, computer systems such as DSSs cannot.
Finally is the understanding that a "universal DSS" does not exist and probably never will. A typical DSS is designed to be useful within a relatively narrow scope of problem-solving scenarios. Thus, to effectively solve a com¬plex problem or reach a decision of significant magnitude may require the use of sev¬eral DSSs. In that case, the decision maker must coordinate multiple systems that may require output from one as input to another.
In brief, decision support systems can make the decision process more effec¬tive for the human decision maker. They cannot, however, overcome or prevent the actions of a poor decision maker. The user ultimately controls the process and must understand when to use a DSS, what DSS(s) to use, and, most importantly, to what degree to depend on the output and information obtained from the DSS. The manager must see the DSS as a valuable tool in the decision process rather than as a mechanism that makes the decision.
From above discussion we can conclude about several common DSS’s benefits and limitation. Those are:
a. Benefits
• Extend the decision maker's ability to process information and knowledge
• Extend the decision maker's ability to tackle large-scale, time-consuming, complex problems
• Shorten the time associated with making a decision
• Improve the reliability of a decision process or outcome
• Encourage exploration and discovery on the part of the decision maker
• Reveal new approaches to thinking about a problem space or decision context
• Generate new evidence in support of a decision or confirmation of existing assumptions
• Create a strategic or competitive advantage over competing organizations
b. Limitations
• DSSs cannot yet be designed to contain distinctly human decision-making talents such as creativity, imagination, or intuition
• The power of a DSS is limited by the computer system upon which it is running, its design, and the knowledge it possesses at the time of its use
• Language and command interfaces are not yet sophisticated enough to allow for natural language processing of user directives and inquiries
5. Decision Support System’s Component
There are three fundamental components of DSSs
1. Database management system (DBMS).
A DBMS serves as a data bank for the DSS. It stores large quantities of data that are relevant to the class of problems for which the DSS has been designed and provides logical data structures (as opposed to the physical data structures) with which the users interact. A DBMS separates the users from the physical aspects of the database structure and processing. It should also be capable of informing the user of the types of data that are available and how to gain access to them.
General function of DBMS are:
a. Data Definition
• Provides a data definition language (DDL) that allows users to describe the data entities and their associated attributes and relationships
• Allows for the interrelation of data from multiple sources
b. Data Manipulation
• Provides the user with a query language to interact with the database
• Allows for capture and extraction of data
• Provides rapid retrieval of data for ad hoc queries and reports
• Allows for the construction of complex queries for retrieval and data manipulation
c. Data Integrity
• Allows the user to describe rules (integrity constraints) to maintain the integrity of the database
• Assists in the control of erroneous data entry based on the defined integrity constraints
d. Access Control
• Allows identification of authorized users
• Controls access to various data elements and data manipulation activities within the database
• Tracks usage and access to data by authorized users Concurrency Control
• Provides procedures for controlling simultaneous access to the same data by more than one user
e. Transaction Recovery
• Provides a mechanism for restart and reconciliation of the database in the event of hard-ware failure
• Records information on all transactions at certain points to enable satisfactory database restart
2. Model-base management system (MBMS).
The role of MBMS is analogous to that of a DBMS. Its primary function is providing independence between septic models that are used in a DSS from the applications that use them.
The purpose of an MBMS is to transform data from the DBMS into information that is useful in decision making. Since many problems that the user of a DSS will cope with may be unstructured, the MBMS should also be capable of assisting the user in model building.
General functions of MBMS are
a. Modeling Language
• Allows for the creation of decision models from scratch or from existing modules
• Provides a mechanism for the linking or chaining of multiple models to allow for sequential processing and data exchange
• Allows the user to modify models to reflect specific preferences
b. Model Library
• Stores and manages all models and solver algorithms for easy access and manipulation
• Provides a catalog and organizational schema of stored models along with brief descrip-tions of their individual functions or applications
c. Model Manipulation
• Allows for management and maintenance of the model base with functions similar to those found in a DBMS (i.e., run, store, query, delete, link, etc.)
3. Dialog generation and management system (DGMS).
The main product of an interaction with a DSS is insight. As their users are often managers who are not computer-trained, DSS need to be equipped with intuitive and easy-to-use interfaces. These interfaces aid in model building, but also in interaction with the model, such as gaining insight and recommendations from it. The primary responsibility of a DGMS is to enhance the ability of the system user to utilize and benefit from the DSS.
Figure 1 DSS Component [Druzdzel and Flynn, 2002]
6. Example of Decision Support System
Assume that there is a simple knowledge base that contains a select number of variables deemed by experts to be most important in evaluating a potential bor¬rower's creditworthiness.
1. Number of years of credit history (a numerical fact)
2. Quality of the credit history (a ranking fact: perfect, almost perfect, very good, good, not good, awful)
3. Number of years of employment in this job area (a numerical fact)
4. Total income of the borrower (a numerical fact)
5. Total debt obligations of the borrower (a numerical fact)
6. Amount of money the borrower wants to borrow (a numerical fact)
In addition to these facts, knowledge base also contains the relationships among them. In other words, we have also stored the manner in which one or more facts are related to each other. In this case, the objective is to make a decision regarding whether we should lend money to a specific person
Figure 2 graphically illustrates the relationships between the facts contained within our knowledge base.
Figure 2 [Marakas, 2003]
7. Conclusion
Decision support systems are interactive, computer-based systems that aid users in judgment and choice activities. [Druzdzel and Flynn, 2002]
The DSS is a decision support system, not a decision making system. DSS only assist the decision maker on how to make a decision [NEIWPCC, 2005]
The DSS assists users in evaluating appropriate rankings for differing types of studies (i.e., datasets). It does not provide the data rankings, but helps regulators and scientists develop their own quantitative rankings for different datasets based upon their understanding of the research process and perceptions (biases) regarding which attributes of the data are most valuable for regulatory decision-making. [NEIWPCC, 2005]
Finally is the understanding that a "universal DSS" does not exist and probably never will [Marakas, 200]
Referances
Business Dictionary. 2009. [online : accessed on May 5 2009] URL: http://www.businessdictionary.com/definition/decision.html
Druzdel M., J., and Flynn R., R.2002. Decission Support System. [online: accessed on May 6 2009] URL: http://www.pitt.edu/~druzdzel/psfiles/dss.pdf
Giarini, J., 1998. How Electronic Communication Thechnologies Change The Way People Communicate and Collaborate. Diktat Kuliah 2008.
Marakas, G., M. 2003. Decission Support Systems in the 21st Century. Pearson International Edition.
NEIWPCC, 2005. Decision Support System (Tutorial). [online : accessed on May 5 2009] URL : http://www.ndwrcdp.org/userfiles/DSS%20Tutorial.pdf
Tech FAQ, 2009. What is Decision Support System?. [online, accessed May 7 2009] URL: http://www.tech-faq.com/decision-support-system.shtml
Wikipedia, 2009. Decision support system .[online: accessed on May 10 2009] URL: http://en.wikipedia.org/wiki/Decision_support_systems
Minggu, 17 Mei 2009
Implementasi metode Six Thinking Hat Edward de Bono pada Perancangan Alat Penebar Pupuk Urea Tablet
1. Pendahuluan
Dalam persaingan dunia usaha yang semakin ketat, untuk tetap mempertahankan keuntungan yang diperoleh, sebuah perusahaan manufaktur harus selalu melakukan inovasi baik itu terhadap proses produksinya maupun produk yang dihasilkan. [Shilling, 2005]
Schilling [2005] juga menyatakan bahwa sebuah perusahaan yang bergerak dalam beberapa industri memperoleh sepertiga keuntungannya dari hasil inovasi produk yang dilakukan dalam lima tahun terkahir
Indonesia sebagai negara agraris, mempunyai potensi yang besar dalam industri pertanaian dan perkebunan. Untuk memperoleh hasil pertanian yang lebih baik, diperlukan sebuah inovasi baik terhadap proses maupun kualitas benihnya. Inovasi terhadap alat-alat pertanian dengan harga yang terjangkau dan mudah untuk digunakan petani akan meningkatkan efesiensi dalam pengolahan lahan dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas kerja.
Makalah ini ditulis untuk mempresentasikan sebuah inovasi produk tentang alat penebar pupuk urea tablet dengan menggunakan teori kreativitas Six Thinking Hast Edward de Bon.
2. Dasar Teori
“Innovation can arise from many different sources. It can originate with individuals, as in the familiar image of the lone inventor or users who design solutions for their own needs. Innovation can also come from the research efforts of universities, government laboratories and incubators, or private nonprofit organizations. One primary engine of innovation is firms. Firms are well-suited to innovation activities because they typi¬cally have greater resources than individuals and a management system to marshal those resources toward a collective purpose. Finns also face strong incentives to develop differentiating new products and services, which may give them an advantage over nonprofit or government-funded entities.” [Schilling 2005 hal.15]
Gambar 2.1 Sumber Inovasi sebagai Sebuah Sistem [Schilling, 2005]
Inovasi bermula dari tumbuh dan berkembangi ide-ide baru. Kemampuan untuk menumbuhkan ide disebut juga sebagai kreativitas. Kreativitas dapat juga diartikan sebagai kemampuan utuk menumbuhkan kerja yang berguna dapat dapat dijalankan. [Schilling, 2005]
Kreatifitas dapat dibagi menjadi dua kategori besar, yaitu
a. Kreativitas Individu
b. Kreativitas Kelompok
Inovasi sendiri lebih dari sekedar menumbuhkan ide, melainkan menumbuhkan ide serta mengimplementasikannya kedalam suatu alat atau proses. Inovasi membutuhkan kombinasi antara ide kreatif dan kemampuan teknis. Kombinasi keduanya akan melahirkan sebuah produk atau proses baru yang berguna.
Salah satu cara untuk menumbuhkan ide kreatif adalah dengan menggunakan metode Six Thinking Hat Edward de Bono. Six Thinking Hast Edward de Bono adalah sebuah metode berpikir yang dapat digunakan baik secara individu maupun dalam sebuah grup diskusi. Metode ini menawarkan metode berpikir secara paralel, sehingga dalam sebuah grup diskusi akan menghasilkan sebuah ide yang komperhensif [Wikipedia, 2009].
Gambar 2.2 Sequential dan Parallel Process [Shilling, 2005]
“The method promotes fuller input from more people. It separates ego from performance. Everyone is able to contribute to the exploration without denting egos as they are just using the yellow hat or whatever hat. The six hats system encourages performance rather than ego defense. People can contribute under any hat even though they initially support the opposite view.” [Lebelle, 2005]
Lebelle [2005] juga menyimpulkan, bahwa keunggulan dari metode Six Thinking Hast Edward de Bono adalah :
1. Mendorong orang untuk berpikir secara parallel
2. Melihat masalah dari spktrum yang lebih luas
3. Memisahkan ego dari performa, yang artinya jangan sampai ego seseorang dalam menyampaikan ide mengesampingkan performa dari hal yang akan dihasilkan
Selain yang disebutkan diatas, menurut The Smart Thinking [2008] dengan mengimplementasikan metode Six Thinking Hats Edward de Bono keuntungan yang dapat diperoleh lainnya adalah
• Menghindari keputusan - keputusan yang setengah matang dengan mengetahui bagaimana menggali lebih dalam
• Meningkatkan produktifitas dan bahkan lebih penting lagi - menjadi lebih efektif
• Membuat solusi - solusi kreatif
• Memaksimalkan dan mengorganisasikan masing - masing pemikiran dan ide individu
• Membuat keputusan yang tepat dengan cepat dan dengan visi bersama
Six Thinking Hats Edward de Bono adalah teknik yg sederhana dan efektif yang membantu individu atau kelompok untuk menjadi lebih produktif. Individu atau kelompok dapat belajar bagaimana memisahkan berpikir ke dalam enam kategori yang berbeda. Setiap kategori ditandai dengan warna tersendiri. Secara mental dengan memakai topi dan berganti topi, individu atau kelompok dapat dengan mudah memfokuskan atau mengarahkan kembali pemikiran, pembicaraan atau rapat.
Perbedaan antara kelompok yang biasa dan kelompok yang cerdas tidak begitu jauh dalam kapasitas mental kolektif mereka, tetapi dalam hal seberapa baik mereka dapat mengena pada kebijaksanaan kolektif mereka dan seberapa baik mereka berfungsi bersama - sama.
Gambar 2.3 Six Hat [Labelle, 2005]
Enam topi berpikir adalah strategi yang dirancang Edward de Bono yang menghendaki individu atau kelompok, mengembangkan cara mereka berpikir tentang sebuah topik dengan mengenakan serangkaian topi berpikir yang berbeda.
Topi- topi itu adalah :
1. Pemikiran topi putih memfokuskan pada informasi yang tersedia dan diperlukan.
2. Pemikiran topi hitam menguji kesulitan dan masalah yang berkaitan dengan sebuah topik.
3. Pemikiran topi kuning memfokuskan pada keuntungan dan nilai - nilai.
4. Pemikiran topi merah melihat sebuah topik dari sudut pandang emosi, perasaan dan prasangka.
5. Pemikiran topi hijau memerlukan pemikiran yang imajinatif, kreatif dan lateral tentang sebuah topik.
6. Pemikiran topi biru memfokuskan pada refleksi,metakognisi (berpikir yang diperlukan), dan perlunya untuk mengatur proses berpikir.
Warna - warna membantu individu atau kelompok untuk memvisualisaskan enam cara berpikir yang terpisah dan untuk menyampaikan sesuatu arti dari sebuah pemikiran
3. Penerapan Six Thinking Hats Edward de Bono
Untuk melakukan inovasi terhadap cara memberikan pupuk urea tablet, metode yang digunakan adalah Six Thinking Hats Edward de Bono, yaitu membagi tahapan berpikir kedalam 6 bagian sesuai dengan enak topi yang diperkenalkan dalam metode tersebut.
Enam topi itu adalah :
1. Topi putih : informasi yang tersedia dan diperlukan
• Dosis urea tablet adalah Faktor dosis pupuk Urea (N) terdiri atas 3 taraf yaitu, pupuk Urea dosis rendah (100 kg/Ha), pupuk Urea dosis sedang (150 kg/Ha), pupuk Urea dosis tinggi (200 kg/Ha). [Supriono, 2005]
• Satu Butir Urea tablet mengandung 10 gr pupuk Urea (N) [UD Tani Maju, 2009]
• Penebaran Urea tablet dilakukan dengan manual atau tanpa alat.
• Urea tablet langsung dimasukkan ke tanah sedalam 5 cm
2. Topi hitam : kesulitan dan masalah
• Tinggi nya dosis yang harus diberikan tiap hektar sedangkan dosis per tabletnya hanya 10 gram menyebabkan petani enggan menggunakan urea tablet
• Penebaran Urea tablet dilakukan dengan manual atau tanpa alat. Petani setiap kali akan menebar urea tablet harus membungkuk dan memasukkannya kedalam tanah sedalam 5 cm. [Anonim, 2009]. Hal ini melelahkan, karena petani harus membungkuk berulang-ulang setiap kali akan menebarkan urea tablet
3. Topi kuning : keuntungan dan nilai-nilai
• Pemupukan dengan urea tablet menghemat pemakaian urea sebesar 25 persen. Penelitian yang lain menyatakan bahwa penggunaan urea tablet meningkatkan hasil padi lebih besar. Hal tersebut menunjukkan bahwa penggunaan urea tablet lebih efisien daripada urea tabur. Urea tablet yang pemberiannya di pertanaman padi sawah langsung ke lapisreduksi memberikan hasil yang lebih tinggi dibandingdengan urea pril yang umumnya ditaburkan. [Purnomo, 2000]
4. Topi merah : melihat masalah dari sudut pandang emosi
• Urea tablet tidak popular karena identik dengan pemerintahan orde baru. Dibawah pemerintahan Predisen Soeharto petani dipaksa menggunakan Urea Tablet
• Petani sudah terbiasa menggunakan urea prill/tabur.
5. Topi hijau : pemikiran imajinatif
• Pemakaian Urea tablet dapat ditingkatkan jika ada alat yang dapat digunakan untuk membantu menebarkan urea tablet di lahan pertanian
• Alat tersebut harus mudah digunakan oleh petani
• Alat tersebut harus mudah untuk dibawa dan disimpan oleh petani
• Alat tersebut haruslah murah sehingga petani mampu membelinya
6. Topi biru : refleksi dan metakognisi
• Pemikiran yang dihasilkan dengan menggunakan topi putih dan hitam menjadi dasar untuk dilakukannya pembuatan produk baru
• Hasil pemikiran topi kuning menjadi tujuan dari pembuatan alat baru
• Melihat dari kelebihan dan kekurangan yang ada pada Urea tablet, solusi teknis yang digunakan adalah dengan melihat lebih dalam pada hasil yang didapat dengan topi warna hijau. Produk yang akan dibuat nantinya mempertimbangkan hasil pemikiran yang diperoleh dari penggunaan topi hijau.
• Selain itu, untuk mempermudah pemasaran produk ini nantinya, hasil pemikiran yang didapat dari penggunaan topi merah perlu juga dipertimbangkan lebih dalam yaitu dengan adanya penyuluhan dan pendekatan yang lebih intens ke perangkat desa dan tokoh masyarakat.
4. Pembahasan
Dari pemikiran yang didapat dengan menggunakan Six Thinking Hats Edward de Bono, diputuskan untuk membuat alat bantu untuk menebarkan pupuk urea tablet.
Alat itu haruslah ringan, mudah dibawa dan mudah disimpan, oleh karena itu alaat tersebut berupa tongkat atau stick. Bentuk stick dipilih juga karena alasan memudahkan petani untuk memasukkan pupuk urea tablet kedalam tanah sedalam 5 cm tanpa harus membungkuk setiap saat.
Agar memudahkan petani, pada alat tersebut ada wadah atau hopperuntuk menampung pupuk. Hopper dapat dilepas untuk mengisi ulang pupuk.
Gambar 4.1 Alat Panabur Pupuk Urea Tablet.
Keterangan Gambar :
1. Hopper
2. Stick
3. Pupuk release button
4. Tongkat tusuk
5. Kesimpulan
Menggunakan metode Six Thinking Hast Edward de Bono dapat melihat suatu masalah dari berbagai sudut pandang. [Wikipedia, 2009]
Metode ini juga dapat mengatur pemikiran atau sekelompok pemikiran untuk tetap pada satu alur sehingga tidak melebar. Hal ini memudahkan dalam mengambil suaatu kesimpulan dari suatu masalah yang sedang dipikirkan.
Tongkat penebar Urea tablet adalah satu solusi untuk menjawab kesulitan petani dalam menggunakan produk pupuk tersebut.
Referensi
Labelle, S., 2005, Six Thingking Hats. [online : diakses 25 Maret 2009] URL : http://www.members.optusnet.com.au/~charles57/Creative/Techniques/sixhats.htm
Purnomo D., 2000, Penggunaan Urea Tablet pada Penanaman Tanpaa Olah Tanah. [online : diakses 26 Maret 2009] URL : http://pertanian.uns.ac.id/~agronomi/agrosains/pengg_urea_tablet_djokopurnomo.pdf
Schilling, M. A., 2005, Strategic Managemenat of Technological Innovation. Mc Graw-Hill International Edition
Supriono, 2005, Pengaruh Dosis Urea Tablet dan Jarak Tanam Terhadap Pertumbuhan dan Hasil Kedelai Kultivar Sindoro. [online: diakses 27 Maret 2009] URL : http://pertanian.uns.ac.id/~agronomi/agrosains/peng_ureatablet_jrktan_supriono.pdf
The Smart Thingking., 2008, Enam Topi Berpikir. [online : diakses 27 Maret 2009] URL : http://www.thesmartthinking.com/training_ind.html
Wikipedia, 2008. Six Thingking Hats.[online, diakses 25 Maret 2009] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Six_Thinking_Hats
Dalam persaingan dunia usaha yang semakin ketat, untuk tetap mempertahankan keuntungan yang diperoleh, sebuah perusahaan manufaktur harus selalu melakukan inovasi baik itu terhadap proses produksinya maupun produk yang dihasilkan. [Shilling, 2005]
Schilling [2005] juga menyatakan bahwa sebuah perusahaan yang bergerak dalam beberapa industri memperoleh sepertiga keuntungannya dari hasil inovasi produk yang dilakukan dalam lima tahun terkahir
Indonesia sebagai negara agraris, mempunyai potensi yang besar dalam industri pertanaian dan perkebunan. Untuk memperoleh hasil pertanian yang lebih baik, diperlukan sebuah inovasi baik terhadap proses maupun kualitas benihnya. Inovasi terhadap alat-alat pertanian dengan harga yang terjangkau dan mudah untuk digunakan petani akan meningkatkan efesiensi dalam pengolahan lahan dan pada akhirnya meningkatkan produktivitas kerja.
Makalah ini ditulis untuk mempresentasikan sebuah inovasi produk tentang alat penebar pupuk urea tablet dengan menggunakan teori kreativitas Six Thinking Hast Edward de Bon.
2. Dasar Teori
“Innovation can arise from many different sources. It can originate with individuals, as in the familiar image of the lone inventor or users who design solutions for their own needs. Innovation can also come from the research efforts of universities, government laboratories and incubators, or private nonprofit organizations. One primary engine of innovation is firms. Firms are well-suited to innovation activities because they typi¬cally have greater resources than individuals and a management system to marshal those resources toward a collective purpose. Finns also face strong incentives to develop differentiating new products and services, which may give them an advantage over nonprofit or government-funded entities.” [Schilling 2005 hal.15]
Gambar 2.1 Sumber Inovasi sebagai Sebuah Sistem [Schilling, 2005]
Inovasi bermula dari tumbuh dan berkembangi ide-ide baru. Kemampuan untuk menumbuhkan ide disebut juga sebagai kreativitas. Kreativitas dapat juga diartikan sebagai kemampuan utuk menumbuhkan kerja yang berguna dapat dapat dijalankan. [Schilling, 2005]
Kreatifitas dapat dibagi menjadi dua kategori besar, yaitu
a. Kreativitas Individu
b. Kreativitas Kelompok
Inovasi sendiri lebih dari sekedar menumbuhkan ide, melainkan menumbuhkan ide serta mengimplementasikannya kedalam suatu alat atau proses. Inovasi membutuhkan kombinasi antara ide kreatif dan kemampuan teknis. Kombinasi keduanya akan melahirkan sebuah produk atau proses baru yang berguna.
Salah satu cara untuk menumbuhkan ide kreatif adalah dengan menggunakan metode Six Thinking Hat Edward de Bono. Six Thinking Hast Edward de Bono adalah sebuah metode berpikir yang dapat digunakan baik secara individu maupun dalam sebuah grup diskusi. Metode ini menawarkan metode berpikir secara paralel, sehingga dalam sebuah grup diskusi akan menghasilkan sebuah ide yang komperhensif [Wikipedia, 2009].
Gambar 2.2 Sequential dan Parallel Process [Shilling, 2005]
“The method promotes fuller input from more people. It separates ego from performance. Everyone is able to contribute to the exploration without denting egos as they are just using the yellow hat or whatever hat. The six hats system encourages performance rather than ego defense. People can contribute under any hat even though they initially support the opposite view.” [Lebelle, 2005]
Lebelle [2005] juga menyimpulkan, bahwa keunggulan dari metode Six Thinking Hast Edward de Bono adalah :
1. Mendorong orang untuk berpikir secara parallel
2. Melihat masalah dari spktrum yang lebih luas
3. Memisahkan ego dari performa, yang artinya jangan sampai ego seseorang dalam menyampaikan ide mengesampingkan performa dari hal yang akan dihasilkan
Selain yang disebutkan diatas, menurut The Smart Thinking [2008] dengan mengimplementasikan metode Six Thinking Hats Edward de Bono keuntungan yang dapat diperoleh lainnya adalah
• Menghindari keputusan - keputusan yang setengah matang dengan mengetahui bagaimana menggali lebih dalam
• Meningkatkan produktifitas dan bahkan lebih penting lagi - menjadi lebih efektif
• Membuat solusi - solusi kreatif
• Memaksimalkan dan mengorganisasikan masing - masing pemikiran dan ide individu
• Membuat keputusan yang tepat dengan cepat dan dengan visi bersama
Six Thinking Hats Edward de Bono adalah teknik yg sederhana dan efektif yang membantu individu atau kelompok untuk menjadi lebih produktif. Individu atau kelompok dapat belajar bagaimana memisahkan berpikir ke dalam enam kategori yang berbeda. Setiap kategori ditandai dengan warna tersendiri. Secara mental dengan memakai topi dan berganti topi, individu atau kelompok dapat dengan mudah memfokuskan atau mengarahkan kembali pemikiran, pembicaraan atau rapat.
Perbedaan antara kelompok yang biasa dan kelompok yang cerdas tidak begitu jauh dalam kapasitas mental kolektif mereka, tetapi dalam hal seberapa baik mereka dapat mengena pada kebijaksanaan kolektif mereka dan seberapa baik mereka berfungsi bersama - sama.
Gambar 2.3 Six Hat [Labelle, 2005]
Enam topi berpikir adalah strategi yang dirancang Edward de Bono yang menghendaki individu atau kelompok, mengembangkan cara mereka berpikir tentang sebuah topik dengan mengenakan serangkaian topi berpikir yang berbeda.
Topi- topi itu adalah :
1. Pemikiran topi putih memfokuskan pada informasi yang tersedia dan diperlukan.
2. Pemikiran topi hitam menguji kesulitan dan masalah yang berkaitan dengan sebuah topik.
3. Pemikiran topi kuning memfokuskan pada keuntungan dan nilai - nilai.
4. Pemikiran topi merah melihat sebuah topik dari sudut pandang emosi, perasaan dan prasangka.
5. Pemikiran topi hijau memerlukan pemikiran yang imajinatif, kreatif dan lateral tentang sebuah topik.
6. Pemikiran topi biru memfokuskan pada refleksi,metakognisi (berpikir yang diperlukan), dan perlunya untuk mengatur proses berpikir.
Warna - warna membantu individu atau kelompok untuk memvisualisaskan enam cara berpikir yang terpisah dan untuk menyampaikan sesuatu arti dari sebuah pemikiran
3. Penerapan Six Thinking Hats Edward de Bono
Untuk melakukan inovasi terhadap cara memberikan pupuk urea tablet, metode yang digunakan adalah Six Thinking Hats Edward de Bono, yaitu membagi tahapan berpikir kedalam 6 bagian sesuai dengan enak topi yang diperkenalkan dalam metode tersebut.
Enam topi itu adalah :
1. Topi putih : informasi yang tersedia dan diperlukan
• Dosis urea tablet adalah Faktor dosis pupuk Urea (N) terdiri atas 3 taraf yaitu, pupuk Urea dosis rendah (100 kg/Ha), pupuk Urea dosis sedang (150 kg/Ha), pupuk Urea dosis tinggi (200 kg/Ha). [Supriono, 2005]
• Satu Butir Urea tablet mengandung 10 gr pupuk Urea (N) [UD Tani Maju, 2009]
• Penebaran Urea tablet dilakukan dengan manual atau tanpa alat.
• Urea tablet langsung dimasukkan ke tanah sedalam 5 cm
2. Topi hitam : kesulitan dan masalah
• Tinggi nya dosis yang harus diberikan tiap hektar sedangkan dosis per tabletnya hanya 10 gram menyebabkan petani enggan menggunakan urea tablet
• Penebaran Urea tablet dilakukan dengan manual atau tanpa alat. Petani setiap kali akan menebar urea tablet harus membungkuk dan memasukkannya kedalam tanah sedalam 5 cm. [Anonim, 2009]. Hal ini melelahkan, karena petani harus membungkuk berulang-ulang setiap kali akan menebarkan urea tablet
3. Topi kuning : keuntungan dan nilai-nilai
• Pemupukan dengan urea tablet menghemat pemakaian urea sebesar 25 persen. Penelitian yang lain menyatakan bahwa penggunaan urea tablet meningkatkan hasil padi lebih besar. Hal tersebut menunjukkan bahwa penggunaan urea tablet lebih efisien daripada urea tabur. Urea tablet yang pemberiannya di pertanaman padi sawah langsung ke lapisreduksi memberikan hasil yang lebih tinggi dibandingdengan urea pril yang umumnya ditaburkan. [Purnomo, 2000]
4. Topi merah : melihat masalah dari sudut pandang emosi
• Urea tablet tidak popular karena identik dengan pemerintahan orde baru. Dibawah pemerintahan Predisen Soeharto petani dipaksa menggunakan Urea Tablet
• Petani sudah terbiasa menggunakan urea prill/tabur.
5. Topi hijau : pemikiran imajinatif
• Pemakaian Urea tablet dapat ditingkatkan jika ada alat yang dapat digunakan untuk membantu menebarkan urea tablet di lahan pertanian
• Alat tersebut harus mudah digunakan oleh petani
• Alat tersebut harus mudah untuk dibawa dan disimpan oleh petani
• Alat tersebut haruslah murah sehingga petani mampu membelinya
6. Topi biru : refleksi dan metakognisi
• Pemikiran yang dihasilkan dengan menggunakan topi putih dan hitam menjadi dasar untuk dilakukannya pembuatan produk baru
• Hasil pemikiran topi kuning menjadi tujuan dari pembuatan alat baru
• Melihat dari kelebihan dan kekurangan yang ada pada Urea tablet, solusi teknis yang digunakan adalah dengan melihat lebih dalam pada hasil yang didapat dengan topi warna hijau. Produk yang akan dibuat nantinya mempertimbangkan hasil pemikiran yang diperoleh dari penggunaan topi hijau.
• Selain itu, untuk mempermudah pemasaran produk ini nantinya, hasil pemikiran yang didapat dari penggunaan topi merah perlu juga dipertimbangkan lebih dalam yaitu dengan adanya penyuluhan dan pendekatan yang lebih intens ke perangkat desa dan tokoh masyarakat.
4. Pembahasan
Dari pemikiran yang didapat dengan menggunakan Six Thinking Hats Edward de Bono, diputuskan untuk membuat alat bantu untuk menebarkan pupuk urea tablet.
Alat itu haruslah ringan, mudah dibawa dan mudah disimpan, oleh karena itu alaat tersebut berupa tongkat atau stick. Bentuk stick dipilih juga karena alasan memudahkan petani untuk memasukkan pupuk urea tablet kedalam tanah sedalam 5 cm tanpa harus membungkuk setiap saat.
Agar memudahkan petani, pada alat tersebut ada wadah atau hopperuntuk menampung pupuk. Hopper dapat dilepas untuk mengisi ulang pupuk.
Gambar 4.1 Alat Panabur Pupuk Urea Tablet.
Keterangan Gambar :
1. Hopper
2. Stick
3. Pupuk release button
4. Tongkat tusuk
5. Kesimpulan
Menggunakan metode Six Thinking Hast Edward de Bono dapat melihat suatu masalah dari berbagai sudut pandang. [Wikipedia, 2009]
Metode ini juga dapat mengatur pemikiran atau sekelompok pemikiran untuk tetap pada satu alur sehingga tidak melebar. Hal ini memudahkan dalam mengambil suaatu kesimpulan dari suatu masalah yang sedang dipikirkan.
Tongkat penebar Urea tablet adalah satu solusi untuk menjawab kesulitan petani dalam menggunakan produk pupuk tersebut.
Referensi
Labelle, S., 2005, Six Thingking Hats. [online : diakses 25 Maret 2009] URL : http://www.members.optusnet.com.au/~charles57/Creative/Techniques/sixhats.htm
Purnomo D., 2000, Penggunaan Urea Tablet pada Penanaman Tanpaa Olah Tanah. [online : diakses 26 Maret 2009] URL : http://pertanian.uns.ac.id/~agronomi/agrosains/pengg_urea_tablet_djokopurnomo.pdf
Schilling, M. A., 2005, Strategic Managemenat of Technological Innovation. Mc Graw-Hill International Edition
Supriono, 2005, Pengaruh Dosis Urea Tablet dan Jarak Tanam Terhadap Pertumbuhan dan Hasil Kedelai Kultivar Sindoro. [online: diakses 27 Maret 2009] URL : http://pertanian.uns.ac.id/~agronomi/agrosains/peng_ureatablet_jrktan_supriono.pdf
The Smart Thingking., 2008, Enam Topi Berpikir. [online : diakses 27 Maret 2009] URL : http://www.thesmartthinking.com/training_ind.html
Wikipedia, 2008. Six Thingking Hats.[online, diakses 25 Maret 2009] URL : http://en.wikipedia.org/wiki/Six_Thinking_Hats
Design for Manufacture and Assembly (DFMA)
- Pendahuluan
Dalam persaingan dunia usaha yang semakin ketat, sebuah perusahaan manufaktur harus selalu dapat mempertahankan kualitas, meningkatakan efesiensi perusahaan serta melakukan perbaikan terhadap proses produksinya sehingga diperoleh produk yang handal dengan harga yang kompetitif di pasar
Xie [2003] menyatakan bahwa untuk memperoleh produk yang kompetitif di pasar dibutuhkan suatu produk yang cepat tersedia di pasar dan memiliki kehandalan yang tinggi namun dengan biaya yang rendah
Makalah ini ditulis untuk mengetahui lebih lanjut tentang DFMA dan keberhasilannya dalam mengurangi biaya dalam pembuatan suatu produk .
- Latar Belakang
Dalam proses manufaktur tradisonal, pengembangan suatu produk mengikuti sebuah rangkaian seperti yang tampak pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Proses Manufaktur Tradisonal [Xie, 2003]
Proses berlangsung secara seri, dimana proses berikutnya akan dimulai ketika proses sebelumnya selesai. Xie [2003] menyatakan bahwa proses manufaktur tradisonal membuat masing-masing bagian bekerja secara individu sehingga produk yang dihasilkan memiliki banyak kelemahan seperti waktu yang lebih lama dalam proses manufaktur, biaya relatif tinggi dengan kualitas yang belum tentu terjamin.
Beberapa perusahaan besar seperti Motorola, HP maupun Boeing sudah mengimplementasikan teknik baru dalam mengembangkan suatu produk, salah satunya adalah DFMA (Design for Manufacture and Assembly)
- Design for Manufacture and Assembly (DFMA)
Gambar 3.1 Komonen Harga Jual dan Biaya Manufaktur
Berbicara masalah komponen dan material, produk yang baik dan mewah pada saat ini relatif banyak mengandung komponen dan subassembly [http://wings.buffalo.edu, 2007]. Perusahaan-perusahaan manufaktur saat ini juga merupakan perusahaan dengan bisnin perakitan, seperti yang terlihat pada table 3.1 berikut ini
Tabel 3.1 Presentase Perakitan Komponen pada Industry Manufaktur [Kim , 2004]
Banyaknya komponen yang harus dirakit ini mengakibatkan 80% biaya manufaktur tergantung dari fase awal desiain, karena design awal akan menentukan material, mesin yang digunakana serta tenaga kerja yang dibutuhkan. Kesalahan pada fase awal desain akan mengakibatkan membengkaknya biaya manufaktur. [Kim, 2003]
Karena besarnya komponen biaya perakitan, kecenderungan presentase perakitan di perusahaan manufaktur dan pentingnya fase awal dari desain suatu produk maka lahirlah konsep Design for Manufacture and Assembly (DFMA)
DFMA atau Design for Manufacture and Assembly sendiri merupakan kombinasi dari dua istilah dalam design manufaktur, yaitu design for manufacture (DFM) dan design for assembly (DFA).
“DFA is a fairly well established subset of DFM which involves minimizing cost of assembly.” [Ulrich dan Eppinger, 1995]
Design for assembly (DFA) adalah sebuah paradigma desain dimana engineer menggunakan beberapa metode seperti analisa, estimasi, perencanaan, dan simulasi untuk menghitung semua kemungkinan yang terjadi selama proses perakitan kemudian menyesuaikan bentuk komponen agar mudah dan cepat dirakit sehingga meminimalkan waktu perakitan yang pada akhirnya dapat mengurangi biaya produk [Xie, 2003]
Kim [2004] mengatakan bahwa dengan DFA maka akan diperoleh :
a. Kemudahan dalam proses perakitan komponen
b. Meminimalkan komponen yang digunakan
c. Mempermudah dan memperpendek proses perakitan
d. Meminimalkan kesalahan dalam perakitan yang berakibat memperpanjang proses pembuatan produk
Gambar 3.2 Contoh DFA [Kim, 2004]
Sedangkan design for manufacturing (DFM) dapat dikatakan sebagai batasan yang berkaitan dengan fase awal perancangan produk. Pada fase ini engineer dapat memilih material, teknologi yang berbeda serta estimsai biaya yang mungkin terjadi. Rencana rancangan produk yang ada kemudian dianalisa dan dikaji sehigga kesalahan dapat diperbaiki sedini mungkin berdasarkan umpan balik yang didapat.
Tiga tujuan utama DFM menurut Xie [2003] adalah :
· Meningkatkan mutu produk
· Mengurangi biaya produk
· Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan produk
Gambar 3.3 [Ulrich dan Eppinger, 1995]
Kosep dasar DFMA atau design for manufacture and assembly adalah menganalisa dan memecahkan masalah manufaktur dan perakitan komponen pada fase awal perancangan, sehingga kemungkinan beberapa aspek yang berdampak pada hasil akhir keluaran produk dapat diantisipasi sedini mungkin. Dengan begitu waktu dapat dihemat dan biaya produksi dapat ditekan.
Machine Design Magazine [1997] menyatakan bahwa :
“DFMA is s set of guidelines developed to ensure that a product is designed so that it can be easily and efficiently manufactured and assembled with a minimum of effort, time, and cost”
Referensi:
Kim, S. 2004. Design and Manufacturing II : Assembly and Joining, [online : diakses 7 Maret 2009] URL : http://ocw.mit.edu/NR/rdonlyres/Mechanical-Engineering/2-008Spring2004/32A84B25-E411-4847-8341-3C9776E77B50/0/09assemnjoin_6f1.pdf
Machine Design Magazine. Design for Manufacture and Assembly. [online : diakses 7 Maret 2009] URL: http://smaplab.ri.uah.edu/ipd/1_1.pdf
Ulrich, Karl T. dan Eppinger Steven D. 1995. Product Design and Development,McGraw-Hill, Inc. 1995
Xie, Xiofan. 2003. Design for Manufacture and Assembly. [online : diakses 8 Maret 2009]
URL : http://home.utah.edu/~u0324774/pdf/DFMA.pdf
Implementasi Enterprise Resource Planning dapat Menjadi Penggerak dalam Perbaikan Proses Bisnis dan Budaya Perusahaan
Dalam persaingan dunia usaha yang semakin ketat, untuk tetap dapat mempertahankan kualitas dan meningkatkan efesiensi sehingga mendapatkan kualitas produk yang lebih baik dan kompetitif di pasar, perbaikan yang terus menerus (continuous improvement) terhadap proses bisnis harus selalu dilakukan.
“Business Process Reengineering is an organizational method demanding radical redesign of business process in order to achieve greater efficiency, better quality, and more competitive production”[Hammer dan Champy, 1993, dikutip oleh Bosilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
Salah satu cara melakukan perbaikan proses bisnis adalah dengan melakukan dan menerapkan sistem teknologi informasi yang tepat guna.
”Information technology (IT) is the most important factor in enabling newly design processes. Modern information technology is oriented towards business processes and communications between person using these processes and is therefore called process and information technology” [Ould, 1995, dikutip oleh Bosilj-Vuksic dan Spremic, 2004]
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, yang di dalamnya termasuk teknologi komputer baik piranti lunak maupun piranti keras, telah mengalami perkembangan yang cukup pesat selama tiga dasawarsa terakhir ini.
“Electronic communication technologies are arguably the strongest driver of change in the last decade of the millennium. During this short period, there is a remarkable series of radical shifts in telecommunications technology and infrastructure.”[Giarini, 1998].
Dahulu komputer hanya digunakan untuk mesin hitung sederhana dan menyita banyak tempat. Dewasa ini komputer menjadi semakin praktis dengan kemampuan yang jauh lebih besar sehingga mudah untuk digunakan dan mampu untuk melakukan perkerjaan yang lebih kompleks.
“ERP stands for Enterprise Resource Planning is a way to integrate the data and processes of an organization into a single system.”[Tech FAQ, 2008].
ERP dapat tumbuh dan berkembang karena perkembangan teknologi informasi yang pesat. Hal ini menjadi menarik untuk diamati, karena dengan perkembangan teknologi informasi, akan semakin memudahkan suatu perusahaan untuk menerapkan ERP dalam mengatur usahanya. Penerapan sistem ERP juga akan mendorong perubahan budaya dalam perusahaan, sebagai contoh database perusahaan, yang sebelumnya bersifat sektoral tiap departemen menjadi global lintas departemen atau juga sering disebut sebagai unified database system.
Pertanyaan yang kemudian muncul adalah bagaimana ERP ini berpengaruh terhadap perbaikan proses bisnis dan juga budaya pada suatu perusahaan. Makalah ini ditulis untuk melihat lebih dalam bagaimana ERP dapat menjadi penggerak dalam perbaikan proses bisnis yang kemudian secara tidak langsung merubah budaya dalam suatu perusahaan.
ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
Enterprise resource planning atau ERP adalah merupakan istilah dalam dunia industri yang mencakup semua aktivitas, dengan bantuan piranti lunak, untuk mengatur beberapa fungsi bisnis suatu usaha yang mencakup perencanaan produk, pembelian, inventori, pemasok, pembeli, serta order tracking [Klaus et al., 2000, dikutip oleh Chandahar dan Rahmati, 2004]. ERP juga disebut sebagai pendekatan terstruktur untuk mengoptimalkan rantai proses bisnis dalam suatu perusahaan [Wang dan Nah, 2001].
Kunci dari keberhasilan penerapan ERP adalah integrasi. Tujuan utama dari penerapan ERP adalah menyatukan semua data dan proses dalam sistem tunggal [Tech FAQ, 2008].Sistem ERP memfasilitasi arus informasi dari berbagai macam fungsi yang berbeda di perusahaan, juga memungkinkan berbagi informasi dari unit-unit usaha yang secara geografis terpisah [Markus et al, 2001, dikutip oleh Boilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
Stave Tramell [2008] dalam presentasinya menyederhanakan bahwa yang disebut ERP adalah :
1. Berbagai macam data dan proses yang diolah dalam satu sistem tunggal
2. Basis data tunggal yang digunakan untuk berbagai macam keperluan
3. Proses lintas departemen untuk melakukan sebuah proses bisnis
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan mengimplementasikan ERP menurut Stave Tramell [2008] diantaranya adalah :
1. Menfasilitasi antar departemen untuk dapat saling berkomunikasi dan berbagi informasi
2. Proses bisnis dapat dilihat secara holistik dalam satu sistem
3. Proses entri data yang lebih teratur dan konsisten untuk semua departemen
4. Semua departemen mendapatkan suplai informasi dari sumber yang sama.
Hal ini tidak berbeda dengan apa yang ditulis oleh Ross dan Vitalle dalam makalahnya yang dikutip oleh Chandahar dan Rahmati [2004] mengenai kebutuhan perusahaan untuk menerapkan system ERP dalam proses bisnis mereka.
“There were six main reason that emphasized the need for ERP systems. Firstly companies require a common database, secondly they went to improve and standardise their process, thirdly they require ongoing monitoring; fourthly, cutting down the operating cost, fifthly improving relations with customer and supplier, finally improving their decision making capability.”
Menurut Kalakota dan Robinson dalam makalah yang ditulis oleh Boilj-Vuksic dan Spremic [2004] evolusi sistem ERP dapat dibagi menjadi empat tahap, yaitu :
1. manufacturing integration,
2. enterprise integration,
3. customer-centric integration,
4. inter-enterprise integration.
PERAN ERP DALAM PERBAIKAN PROSES BISNIS
Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.[ Wikipedia, 2008].
“A business process is a collection of activities designed to produce a specific output for a particular customer or market” [Sparx Sytem, 2004].
Perbaikan proses bisnis menurut Michael Hammer dan James Champy dalam bukunya Re-engineering the Corporation menyatakan :
" Suatu pemikiran mendasar dan redesain secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam ukuran kinerja sesuai dgn keadaan masa kini dan masa datang seperti biaya, kualiatas, service dan kecepatan. Proses disini bukan suatu langkah kecil tapi lompatan besar sebagai contoh perbaikan product development cycles mencapai 50 %, Order to delivery time dari satu bulan menjadi satu hari .” [Wibowo, 2008].
Sementara Boilj-Vuksic dan Spremic [2004] mengutip tulisan Tumay membuat pernyataan yang lebih sederhana untuk menggambarkan perbaikan proses bisnis adalah sebagai menciptakan cara baru dalam melakukan usaha yang berbeda dari yang biasanya dilakukan.
“BPR (Business Process Reengineering) has become one of the most popular topics in organizational management, creating new ways of doing business.”
Pada masa lalu sebuah perusahaan biasanya memutuskan proses bisnis yang akan dilakukan baru kemudian memilih paket piranti lunak yang cocok. ERP berlaku sebaliknya, dimana proses bisnis yang harus dimodifikasi untuk bisa sesusai dengan sistem. [Boilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
“Companies are eliminating disintegrated legacy systems by replacing them with Web-enabled, integrated ERP systems. These integrated systems become part of the overall business strategy that connects an enterprise with its suppliers and customers, and transforms the entire value chain”[Wang dan Nah, 2001].
Mengimplementasikan sistem ERP sering mengharuskan perusahaan untuk merubah proses bisnis yang selama ini sudah berjalan agar sesuai dengan sistem yang baru. [Yakovlev, 2002]. Namun begitu Yakovlev [2002] juga menegaskan bahwa tantangan terbesar dalam melakukan perubahan proses bisnis adalah meninggalkan kebiasaan lama yang tidak efisien, tetapi nyaman untuk digunakan, kepada fungsi-fungsi baru yang ditawarkan oleh sistem.
ERP menawarkan fungsi-fungsi baru yang lebih efisien dengan sistem basis data tunggal dan memungkinkan transaksi lintas departemen menjadi lebih cepat. Sistem ini akan memaksa perusahaan untuk meninggalkan sistem lama yang tidak efisen. Proses bisnis dalam perusahaan dengan sendirinya akan berubah dari yang semula bersifat parsial per departemen menjadi sebuah sistem yang bersifat terpadu lintas departemen.
PENGARUH ERP DALAM PERUBAHAN BUDAYA PERUSAHAAN
Budaya adalah sebuah nilai dan perbuatan yang diyakini dan dilakukan oleh sekelompok orang. Budaya perusahaan adalah nilai dan perbuatan yang diyakini dan dilakukan oleh karyawan dalam suatu perusahaan [Reh, 2008].
“A company's culture is its personality. It tells people how to do their work. It takes its signals from leaders. It underlies motivation, morale, creativity, and marketplace success.” [Phegan, 1996].
Budaya perusahaan dan karyawan saling mempengaruhi satu sama lain. Idealnya adalah budaya perusahaan tidak terpengaruh oleh datang dan perginya karyawan. Tetapi tidak menutup kemungkinan budaya perusahaan itu akan berubah seiring dengan kedatangan karyawan baru. Budaya perusahaan juga dipengaruhi beberapa faktor lain diantaranya adalah regulasi dan situasi perekonomian.
“Company cultures evolve and they change over time. As employee leave the company and replacements are hired the company culture will change. If it is a strong culture, it may not change much. However, since each new employee brings their own values and practices to the group the culture will change, at least a little. As the company matures from a startup to a more established company, the company culture will change. As the environment in which the company operates (the laws, regulations, business climate, etc.) changes, the company culture will also change.” [Reh, 2008].
Penerapan ERP tidak akan menimbulkan dampak yang signifikan apabila tidak diikuti oleh perubahan budaya dan kebiasaan dalam manajemen serta penyesuaian peraturan perusahaa [Boilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
“One of the most important traits that an organization should have when implementing an ERP system is ownership of the project. Because so many changes take place and its broad effect on almost every individual in the organization, it is important to make sure that everyone is on board and will help make the project and using the new ERP system a success.” [Tech FAQ, 2008].
ERP akan menjadi tidak berguna ketika proses bisnis masih dijalankan dengan sistem lama yang tidak efesien. [Boilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
Penerapan ERP dalam sebuah perusahaan akan membuat sistem yang didalamnya ikut menyesuaikan. Budaya sebuah perusahaan juga akan dipaksa berubah seiring dengan diimplementasikannya ERP dalam sistem. Sistem ERP akan berhasil diterapkan ketika budaya dalam perusahaan itu berubah. Dalam kata yang lain, perubahan adalah suatu keharusan bagi sebuah perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
KESIMPULAN
“Today, extended ERP systems with front-end e-business connect an organization’s “front office” (customer facing) and “back office” (business processes) operations to meet its global emerging market” [ Wang dan Nah, 2001]
Penggunaan Web sebagai bagian dari proses bisnis merupakan salah satu perubahan yang disebabkan oleh penerapan ERP
“If you’re not doing business on the Web, you’ll miss the boat. It’s the wave of the future”[Hamm, 2000, p.117, dikutip oleh Wang dan Nah, 2001].
Penerapan sistem ERP secara signifikan berdampak pada budaya perusahaan, struktur organisasi, proses bisnis dan prosedur dan peraturan dalam sebuah perusahaan [Boilj-Vuksic dan Spremic, 2004].
Referensi:
Bosilj-Vuksic, V. dan Spremic M. 2004. ERP System Implementation and Business Process Change: Case Study of a Pharmaceutical Company.[online : diakses 20 Oktober 2008]
URL: http://web.efzg.hr/dok/INF/Spremic/ERP-PLIVA-Case-Study-FINAL.pdf
Chandahar, M. dan Rahmati, N. Impact of National Culture on ERP Systems Success [online: diakses 21 Oktober 2008]
URL: http://www.cs.berkeley.edu/~benr/publications/auscc04/papers/chadhar-auscc04.pdf
Giarini, J., 1998. How Electronic Communication Thechnologies Change The Way People Communicate and Collaborate. Diktat Kuliah 2008.
Phegan, B. 1996. Developing Your Company Culture-The Joy of Leadership. [online : diakses 25 Oktober 2008]
URL : http://www.companyculture.com/basics/whatis.htm
Reh, F., 2008. Company Culture. [online : diakses 28 Oktober 2008]
URL : http://management.about.com/cs/generalmanagement/a/companyculture.htm
Sparx System, 2004. The Business Process Model. [online: diakses 28 Oktober 2008]
URL: http://www.sparxsystems.com.au/downloads/whitepapers/The_Business_Process_Model.pdf
Tech FAQ, 2008. What is ERP?. [online, diakses 1 Nopember 2008]
URL : http://www.tech-faq.com/erp.shtml
Trammel, S. 2008. See Business Intelligence and Enterprise Resource Planning in New Light [online : diakses 29 Oktober 2008]
URL : http://gis.esri.com/library/userconf/biz-summit08/papers/Industry%20Best%20Practices%20and%20Approaches/see_bi_and_erp_in_a_new_light.pdf
Wang, B. dan Nah, F. 2001. ERP + E- Business = A New Visiob of Enterprose System. [online : diakses 25 Oktober 2008]
URL : http://www.idea-group.com/downloads/excerpts/IRM1931777063.pdf
Wibowo, T. 2008. Sistem Terintegrasi. [online : diakses 27 Oktober 2008]
URL : http://sistemterintegrasi.blogspot.com/2007/02/contoh-proses-bisnis-di-manufaktur.html
Wikipedia, 2008. Proses Bisnis.[online, diakses 1 Nopember 2008]
URL : http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis
Yakovlev, I. 2002. An ERP Implementation and Business Process Reengineering at a Small University [online : diakses 2 Nopember 2008]
URL : http://net.educause.edu/ir/library/pdf/eqm0227.pdf
Langganan:
Postingan (Atom)
